Nu trebuie să practici organizarea de evenimente ca meserie pentru a te găsi în situația de a pune la cale unul.
Poate fi vorba despre o petrecere surpriză pentru un prieten apropiat, despre propria petrecere de nuntă, despre un teambuilding sau despre o cină romantică, ingredientele care îți vor asigura succesul sunt aceleași, cu mici variații în funcție de natura și tematica evenimentului. Iată ce trebuie să ai în vedere atunci când te ocupi personal de asigurarea cadrului perfect și a bunei dispoziții, indiferent de ocazie:
Accesibilitatea pentru invitați
Atunci când organizezi un eveniment, trebuie să ții cont de nevoile celor pe care îi inviți să ia parte la el. Deși în cele mai multe cazuri este un criteriu intuitiv, nu putem să nu menționăm importanța proximității. Desigur, dacă îți ajuți cel mai bun prieten cu organizarea unei nunți pe malul mării, accesibilitatea devine irelevantă. Dar atunci când te ocupi de petrecerea aniversară a unui coleg de serviciu, ar fi ideal să stabilești ca locul de întâlnire să fie unul ușor accesibil pentru toți ceilalți colegi.
Decorul
În cazul decorului, va trebui să ții cont de dorințele beneficiarilor, dar și de natura evenimentului. Dacă vorbim despre o nuntă, un botez sau o petrecere fancy de majorat, investiția în elemente de decor elegante cum sunt grădinile verticale este una justificată, dar dacă este vorba despre o onomastică, despre o petrecere a burlacilor sau despre o întâlnire restrânsă de familie, te poți limita la aranjamentele clasice cu flori, lumânări sau obiecte tematice cum sunt cochiliile de scoici, conurile de brad sau ghirlandele din frunze.
Muzica
Fundalul sonor de la o petrecere poate da tonul distracției sau poate strica un eveniment, altfel, cu potențial. Nu te raporta la preferințele proprii atunci când alegi muzica și pune-ți mai multe întrebări înainte de a stabili pentru ce vei opta. Este un eveniment la care se va dansa? Care este ocazia și cine va fi în centrul atenției? Care este profilul beneficiarilor și al invitaților? Se pretează ocazia și locul ales la ascultarea muzicii la volum înalt sau ar fi mai bine să optezi pentru muzică în surdină? Aceste răspunsuri îți vor oferi o direcție clară în ceea ce privește alegerea stilului muzical, a sursei și a intensității muzicii.
Mijloacele de entertainment
Poate că la o cină romantică este suficient flirtul, dar la o petrecere a unei companii, de exemplu, angajații au așteptări în ceea ce privește mijloacele de entertainment. Jocurile de societate, tehnologiile virtual reality sau artificial intelligence, cabinele foto și recuzita care vine la pachet cu acestea, muzica și ringul de dans sunt doar câteva dintre opțiunile pe care le ai la dispoziție. Alege-le pe cele care se pretează ocaziei și asigură-te că toți participanții se distrează.
Invitațiile
Adaptează modalitatea de invitare a oaspeților în funcție de natura evenimentului pe care îl organizezi. Dacă este vorba despre un eveniment intern în cadrul unei companii, un email ar trebui să fie suficient. În cazul în care este vorba despre o petrecere între prieteni, apelul telefonic și sms-urile rămân sfinte. Dacă este un eveniment public, rețelele sociale îți pot fi de ajutor. Iar dacă este vorba despre o ocazie clasică, precum nunta sau botezul, invitațiile scrise, oferite personal sau trimise prin poștă sau firme de curierat rapid vor rămâne alegerea cea mai elegantă.
Poate că nu te vei întâlni zi de zi cu ocazia de a organiza un eveniment măreț, dar aceste recomandări îți vor fi folositoare indiferent de anvergura celui de a cărui organizare te ocupi. Pe scurt, sunt ingredientele care nu pot lipsi din rețeta unui eveniment de succes, fie el cât de mic. Tu ce alte ponturi le poți oferi celor cu mai puțină experiență în astfel de activități?
Sursă foto: Shutterstock
