Ședințele reprezintă de multe ori, din punctul de vedere al multor angajați, o risipă de timp și fără rezultate măsurabile. Însă asta se întâmplă adesea pentru că multe ședințe nu sunt foarte bine planificate și nici organizate. Atunci când se organizează o ședință trebuie avut în vedere gestionarea timpului și a resurselor umane pe durata ședinței, o planificare clară și monitorizare după, pentru a vedea ce s-a implementat din ce s-a discutat.
Pentru ca o ședință să fie cât mai eficientă și să existe niște rezultate concrete, aveți nevoie și de o pregătire prealabilă. Până să ajungeți să puneți în sala de ședințe, pe tabla magnetica, toate sugestiile, să faceți calcule și să aveți niște concluzii, mai întâi ar fi ideal să-i familiarizați pe participanți cu subiectele care urmează să fie discutate. Astfel, folosiți-vă de instrumentele online, precum mail-uri și alte platforme de organizare și comunicare comună pe care le aveți la îndemână.
Puteți planifica ședințe mai repede pentru situații în care e nevoie de un brainstorming pentru a se găsi soluții la anumite probleme. De asemenea, e imporatant să te întâlnește în echipă în sala de ședințe și, de exemplu, pentru a proiecta sau regândi un produs sau un serviciu, dar și ca să comunici informații importante. Pentru ca ședințele să nu fie foarte lungi, ideal ar fi să creezi un forum în care să ceri feedback de la ceilalți membri ai echipei.
Cât ar trebui să dureze o ședință
Ședințele scurte, în care se dezbate strict la subiect sunt cele mai plăcute de angajați. Dacă se întârzie, nu se începe la ora stabilită și se prelungește, pot apărea nemulțumiri printre angajați. Cele mai multe studii care au fost făcute pe acest subiect au ajuns la concluzia că o ședință ar trebuie să dureze, maxim 45 de minute și în mod ideal cam 30 de minute. Dacă e vorba de subiecte foarte importante și e necesar un timp mai mare de dezbatere, poți propune prelungirea ședinței, însă cu pauze.
E importantă și oră. Potrivit experților, ședințele ar trebui ținute la început de program și nu la sfârșit, atunci când colegii de echipă sunt fie obosiți după o zi de lucru, fie se gândesc deja la timpul liber și stau mai mult cu ochii pe ceas decât să fie atenți la ce se discută.
O ședință trebuie să fie cât mai interactivă. Cel care o ține trebuie să se comporte, la un moment dat, după ce își expune ideile, ca un scanner de coduri, practic să ia în considerare fiecare părere și soluție propusă în parte a participanților. E important și ca cel care conduce ședința să încurajeze interacțiunea între participanți pentru a ajunge la cele mai bune soluții și rezolvări pentru diverse situații de lucru.
Tot pentru interactivitate, ar fi bine să folosiți cât mai mult tehnologia. Participanții la ședințe vor fi mai atenți la prezentări interactive decât la cineva care vorbește minute în șir, fără să existe și un suport tehnologic. E important inclusiv să schițați principalele idei pe o tablă.
Dacă folosești des Instagram, poți găsi o mulțime de lucruri interesante postate de GreatNews pe contul nostru, accesibil la linkul de mai jos:
