Chiar daca tehnologia ne forteaza in a renunta la clasicele metode de lucru, oamenii inca au tendinta de a pastra vechile obiceiuri, iar asta se intampla si in cazul companiilor, fie ele de dimensiuni mai mici sau mai mari. Documentele pe hartie inca nu au disparut, asa ca procesul de arhivare fizica este nelipsit. Si, pentru ca in majoritatea cazurilor volumul este prea mare, un biblioraft nu este suficient.
Daca nu ai ales sa apelezi la o firma specializata de arhivare fizica (desi asa este cel mai bine) si sa realizezi tot acest proces doar intern, alaturi de angajatii tai, atunci vei descoperi in continuare care sunt regulile pe care trebuie sa le respecti.
Arhivare documente – incepe procesul printr-un audit
Organizarea este indispensabila pentru desfasurarea unei astfel de activitati, deoarece ea are rolul de a economisi foarte mult timp. Astfel, prima regula consta in analizarea documentelor pe care le detii la momentul respectiv si sortarea acestora. Mai mult decat atat, poti achizitiona dosare sau bibliorafturi pentru a le organiza cat mai eficient. Pentru identificarea lor rapida, utilizeaza etichete. Cu siguranta te vor ajuta!
In timpul procesului de arhivare, scapa de documentele inutile
Este stiut deja ca orice firma detine documente care la un moment dat devin inutile. Acum ai ocazia de a scapa de ele! Dupa ce le-ai sortat pe cele necesare, stabileste de ce documente nu mai ai nevoie si arunca-le sau trimite-le la reciclat.
Scaneaza actele importante
Cele mai importante acte trebuie scanate, deoarece ele pot fi extrem de utile in viitor. Scanarea documentelor reprezinta solutia de back-up ideala atunci cand iti doresti sa le pastrezi in siguranta pentru o lunga perioada de timp. De asemenea, scanarea te ajuta sa economisesti spatiu si resurse financiare. Astfel, poti opta pentru arhivarea fizica a documentelor, dar si pentru cea electronica, cu scopul de a detine un plan de rezerva.
Stabilirea spatiului pentru depozitarea documentelor
O alta regula pe care trebuie sa o respecti atunci cand desfasori un proces de arhivare documente este stabilirea spatiului pentru depozitarea documentelor, de preferat in apropierea biroului. Daca iti desfasori activitatea intr-o cladire de birouri de dimensiuni mari, atunci cu siguranta poti inchiria un spatiu special pentru depozitare. Pe de alta parte, daca firma ta este la inceput de drum sau pur si simplu nu ai foarte multi angajati, atunci recomandat este sa apelezi la o companie care ofera servicii de arhivare fizica, precum Solutii Arhiva.
Pentru a-ti eficientiza activitatea, nu uita sa-ti echipezi biroul cu produse de birotica si papetarie. De asemenea, trebuie sa dispui si de stickere USB pentru a pastra informatiile in siguranta atunci cand scanezi documentele. Bineinteles ca poti apela si la un cloud pentru stocarea lor. Acum ca ti-am prezentat toate regulile pe care trebuie sa le urmezi in procesul de arhivare fizica documente, te poti organiza mai bine ca niciodata. Mult succes!
