Planificarea și bugetarea: părți din rolul unui manager de proiect

În ultimii ani am auzit tot mai mult vorbindu-se despre rolul de manager de proiect și nu doar în instituțiile private, ci și în cele publice sau cele care au legătură cu acestea.

Acest job este nou și nu neapărat reglementat în instituțiile de învățământ de lungă durată. Așa că recomandarea noastră, dacă te interesează acest subiect, este să alegi să participi la un curs de manager de proiect online deoarece găsești variante acreditate ale acestuia și ajungi să înveți de la persoane care lucrează deja în domeniu și care pot să împărtășească nu doar teorie, ci și practică.

Project managementul acoperă o mulțime de taskuri care țin de viața proiectelor și, pentru a îți da seama dacă acest rol ți s-ar potrivi, ar trebui să treci prin toate înainte. Desigur că nivelul de informații nu este la fel de ridicat cu cel de la curs, însă un pic de research înainte de a te înrola într-un proces este bine să faci oricum.

Planificarea și bugetul unui proiect intră în atribuțiile project managerului și, așa cum îți imaginezi, sunt două subiecte destul de delicate, însă de care trebuie să se ocupe.

Ca să nu trebuiască să ajungi în altă parte să cauți informații despre acest subiect, le-am adunat noi aici pe cele de bază și ți le prezentăm.

Planificarea unui proiect

Chiar dacă probabil din afară pare că este floare la ureche să planifici un proiect, adevărul din spate este că uneori și acest pas poate să îți dea unele bătăi de cap.

Planificarea unui proiect începe de fapt de la câteva etape esențiale pe care nu ai voie să le ratezi. Acestea sunt: definirea clară a obiectivelor proiectului, identificarea activităților și spargerea acestora în bucăți mai mici care să fie rezolvate în paralel de către echipe diverse, stabilirea timpului necesar pentru fiecare task în parte, cu marja de eroare necesară, stabilirea legăturilor între taskuri și echipe pentru a fi cât mai operativi, construirea calendarului și alocarea persoanelor în fiecare echipă.

Toate aceste activități sunt atât de interconectate încât, dacă una dintre ele este omisă, poate să pună în pericol întregul proiect.

De aceea oricând vorbim despre estimări și nevoi este bine să punem totul pe hârtie, apoi să ne mai uităm peste câteva zile când pare că vedem totul cu alți ochi.

Planificarea bugetului unui proiect

Uneori lucrurile care țin de planificarea generală a proiectului pot să pară sensibile, așadar închipuie-ți cum sunt cele care țin de bugete.

Bugetul este un subiect sensibil și și acesta trebuie să fie împărțit în mai multe părți pentru a fi pe de o parte mai ușor de gestionat și pe de altă parte pentru a fi mai ușor de prezis.

Pentru a începe să vorbești despre un buget bine pus la punct trebuie să stabilești tipurile de costuri care îl compun: costurile directe care țin de salarii, materii prime sau furnizori, costurile indirecte care țin de cele administrative, utilități și orice alte cheltuieli generale ar putea apărea, dar și neapărat o rezervă de risc pentru situații pe care nu poți să le prevezi din prima.

De-a lungul implementării proiectului este foarte important să urmărești cheltuielile pentru a te asigura că bugetul stabilit nu este depășit și mereu să faci o paralelă între costurile estimate și cele reale. Uneori ai posibilitatea să reajustezi sume de-a lungul procesului în așa fel încât acestea să fie cât mai aproape de realitate.

Planificarea și bugetarea oricărui tip de proiect sunt doi pași importanți fără de care a duce la bun sfârșit o acțiune nu are cum să aibă loc.

Stă în datoria managerului de proiect să se ocupe de acestea, însă desigur că acesta poate și este chiar indicat să aibă alături consultanți din fiecare domeniu în parte pentru a-i da cele mai bune sfaturi.

Credite foto: unsplash.com