Marile companii preferă să aibă departamente suport in-house cu un număr mare de angajați, însă în companiile mai mici varianta softurilor pare mai avantajoasă.
Eficiență, respectarea deadline-urilor și încadrarea în buget – cam asta își dorește orice manager de la un departament suport și nu numai. Mulți manageri consideră că ele se pot obține numai cu un număr mare de angajați, însă pentru unele dintre departamente un singur program poate face mai eficient munca mai multor angajați.
De ce e mai avantajoasă folosirea softurilor specializate și ce departamente se pretează acestei abordări
În ultimii ani a devenit tot mai practicată utilizarea softurilor din mai multe motive – contractele cu dezvoltatorii sunt făcute cu anumite clauze, prețul ajunge să fie mai mic decât dacă ar fi 2-3 angajați care să se ocupe de activitățile respective și pare pur și simplu mai comod așa pentru anumite companii.
În departamentul de resurse umane, de pildă, poate fi folosit un program, mai ales din perspectiva calculelor salariale. Avantajele sunt incontestabile – un astfel de program de salarizare, de pildă, este mereu la zi cu schimbările legislative și calculează drepturile salariale ale angajaților fără erori. Mai mult decât atât, programul face și simulări legate de calculul salarial. Totodată, în ceea ce privește contabilitatea și facturile, softurile pot ușura enorm activitatea departamentului financiar.
Cu toate costurile pe care le implică achiziționarea unui soft, prețul rămâne în continuare mai mic decât angajarea unei persoane. Pentru companiile mici și mijlocii, este de ajuns un singur om pe departamentele suport ajutat de programe specializate, iar costurile devin mult mi mici, în acest caz.
Un alt avantaj de avut în vedere este faptul că în funcție de cerințe, aplicația poate fi personalizată. Poate fi personalizată și oferta de preț, astfel încât, dacă bugetul este unul restrâns, se pot folosi doar anumite module ale programului.
Ce probleme poate ridica folosirea unui soft în departamentele suport
Eroare nu este doar umană, ea poate apărea și la programe. Deși companiile care dezvoltă programele urmăresc producerea unui program lipsit de bug-uri, fiecare nou feature al unei aplicații sau al unui soft aduce cu sine și posibilitatea apariției unui bug. Dacă este o eroare gravă, se pot pierde informații importante. În același timp, orice program este expus riscurilor legate de securitatea datelor, un aspect ce nu trebuie ignorat.
Desigur, probleme pot apărea și dacă aplicația este complicată și greu de utilizat de către persoanele care lucrează cu ea. Este posibil inclusiv ca o interfață complexă să încetinească întreaga activitate
Dincolo de problemele pe care le ridică folosirea unor astfel de aplicații suport, pentru o companie este mult mai avantajos ca preț să utilizeze un program decât să extindă departamentul și că crească numărul angajaților.
Sursa foto: Shutterstock
