Ai probleme cu organizarea documentelor interne de lucru din firmă? Prin utilizarea unui software pentru managementul documentelor vei reuși să gestionezi cu succes provocările logistice, de comunicare organizațională și securitate a datelor afacerii tale. Iată care sunt cele mai importante argumente în favoarea unei platforme online specializate în preluarea, prelucrarea și stocarea documentelor:
Beneficiezi de eficiență operațională îmbunătățită
Software-ul de gestionare a documentelor automatizează multe dintre procesele manuale asociate cu organizarea și căutarea documentelor. Aceasta economisește timp și reduce efortul necesar pentru gestionarea documentelor. Un astfel de sistem permite stocarea documentelor într-un format digital, fiind accesibile de oriunde, la orice oră. Simplu de integrat în structura IT existentă, prin intermediul modulului ERP de management documente obții acel plus de eficiență care să dea un boost afacerii tale.
Eliminând nevoia de a păstra documentele fizice, se reduce semnificativ spațiul necesar pentru arhivare, ceea ce poate conduce la economii substanțiale, mai ales în organizațiile mari. Nu în ultimul rând, sistemele de management al documentelor permit mai multor utilizatori să lucreze simultan pe același document, să partajeze și să colaboreze în mod eficient, indiferent de locația lor geografică.
Asiguri un nivel superior de securitate a datelor de business
Software-ul de management al documentelor îți oferă un control îmbunătățit asupra securității documentelor din firmă. Accesul poate fi restricționat pe baza rolurilor pentru diferite tipuri de utilizatori, iar prin auditurile periodice poți urmări cine a accesat sau a modificat un document.
Este recomandat să integrezi soluții moderne de securitate a datelor, precum criptarea datelor, autentificarea multi-factor, monitorizarea în timp real a sistemelor și detectarea automată a anomaliilor. Reține că tehnologia în sine nu este suficientă. Trebuie ca personalul companiei să fie instruit corespunzător în ceea ce privește securitatea datelor. Angajații ar trebui să înțeleagă riscurile asociate cu nesiguranța datelor și să fie conștienți de cele mai bune practici, pentru a preveni breșele de securitate.
Utilizarea unui soft pentru managementul documentelor te ajută să implementezi politici de securitate a datelor, cu reguli și proceduri pentru accesul la date, gestionarea parolelor, backup-ul datelor și altele. Ca să maximizezi eficiența platformei online de gestionare a documentelor, programează audituri și evaluări regulate de securitate. Acestea pot ajuta la identificarea și remedierea punctelor slabe în securitatea datelor. Auditurile de securitate și evaluările de risc pot fi efectuate atât intern, cât și de către terți independenți.
Respecți cerințele de conformitate și arhivare
Software-ul de management al documentelor te ajută la asigurarea conformității cu reglementările legale și industriale, inclusiv GDPR și legile privind protecția datelor. Beneficiezi de înregistrări detaliate și de opțiuni flexibile, pentru arhivarea adecvată a diferitelor tipuri de acte, documente financiar-contabile, documentații tehnice, dosare de personal, contracte comerciale ș.a.
Reducerea dependenței de hârtie nu doar că economisește costuri, dar este și o abordare mai ecologică. Prin implementarea unei platforme online de organizare a documentelor interne de lucru, contribui la reducerea consumului de resurse naturale și a emisiilor de CO2. Optează și tu pentru salvarea și stocarea în format electronic a diferitelor documente de business (modele de contracte, prezentări de oferte, broșuri, acte comerciale ș.a.).
Sursa foto: Shutterstock
