Cum să reorganizezi spațiul de lucru pentru mai multă eficiență

Foto: Shutterstock

Ultimul an ne-a dovedit tuturor că putem fi eficienți chiar și atunci când lucrăm de acasă, cu o dotare adaptată din mers noilor condiții.

Mulți dintre noi vor continua să își rezolve sarcinile în acest mod pentru o perioadă, dar cu toții simțim că rezervele de concentrare încep să scadă. După o perioadă în care efective mari de profesioniști au găsit un refugiu la domiciliu, în fața riscurilor acestei perioade, unii dintre angajații care activează în departamentele marilor companii simt nevoia să reia contactul cu cei alături de care lucrează. La prima vedere, o firmă mică sau un practicant al unei profesii liberale nu are resursele necesare reorganizării cât mai eficiente a spațiului de lucru, dar fiecare situație particulară are propriile soluții. 

Stabilește o nouă conduită

Până la reconfigurarea efectivă a biroului, este necesară o redefinire a modului în care vei interacționa cu subalternii sau cu fiecare dintre colaboratori. Disciplina nu trebuie lăsată în voia sorții, astfel că se impune un set de reguli noi în ceea ce privește siguranța. Este important ca angajații să respecte recomandările sanitare, chiar dacă acest lucru va pune pe pauză, pentru moment, chiar și banalul obicei de strânge mâna unui coleg, la prima oră a zilei sau la despărțire. Utilizarea produselor dezinfectante, ce trebuie să fie prezente la tot pasul în spațiul de lucru, va fi încurajată, alături de reducerea, pe cât posibil, a interacțiunii fizice. 

Asigură-te că ai echipamentul la îndemână

Principiul bunei organizări nu vizează doar această perioadă, iar modul în care arată, efectiv, spațiul în care ne desfășurăm activitatea se răsfrânge permanent asupra eficienței. Mai mult ca oricând, însă, spațiul de lucru trebuie să fie unul în care să domnească ordinea și în care angajații să știe cu exactitate unde găsesc obiectele necesare activității. Documentele tipărite trebuie așezate în dosarele și în bibliorafturile corecte, iar fișierele virtuale, în unități de stocare performante. O soluție inteligentă, la capitolul amenajării echipamentelor, este alegerea unui switch sau a unui dispozitiv de tip docking, prin intermediul căruia se poate accesa un HDD extern sau alte periferice. Vechiul monitor, cu diagonala de 15″, poate ceda locul unuia de peste 20″, în dublu exemplar, pentru ca momentele de multitasking să decurgă normal. În cazul în care gestionezi o rețea de tip LAN sau Small Office, poți opta pentru un  switch rackabil, ce îți permite să interconectezi celelalte segmente de rețea la HDD-urile și la SSD-urile din rack-ul tău extern. Astfel, interacțiunea fizică dintre colaboratori se va reduce, iar siguranța la birou va rămâne în parametri normali. 

Nu neglija iluminatul

Stresul reprezintă un important factor colateral tuturor variabilelor acestui an, iar efectul acestuia asupra eficienței de la birou nu poate fi neglijat. Lumina naturală este importantă pentru sănătatea ochilor și a organismului, cu efecte pe termen lung asupra stării de spirit. Indiferent de performanța oferită de corpurile de iluminat montate în incintă, acestea nu pot asigura pe deplin aportul de vitamina D, precum și nivelul optim de serotonină sau de melatonină. Este important, astfel, ca birourile să fie dispuse cât mai aproape de ferestrele clădirii. La lăsarea serii, cele mai bune corpuri de iluminat se vor dovedi cele cu lumină rece, care favorizează capacitatea de concentrare.

Acordă atenție ergonomiei

Cu o poziție cât mai comodă în postul de lucru, fiecare dintre angajații sau partenerii tăi va reuși să se concentreze mai bine la task-urile zilnice. Mobilierul ergonomic devine, așadar, un aspect foarte important al menținerii unui climat cât mai prietenos la birou. Scaunele profilate anatomic, cu un bun suport lombar și cu brațe laterale de dimensiuni generoase se potrivesc foarte bine cu un birou modular, ce permite acces rapid atât către echipamentele IT, cât și către documentele fizice. 

Alege culorile potrivite

Ambianța în care se desfășoară activitatea unui departament este un alt punct la care poți face oricând îmbunătățiri. Cu atât mai mult, într-un context în care accentul pică mai mult ca niciodată pe impactul pe care îl are mediul asupra psihicului. Culorile din spațiul destinat orelor de muncă trebuie separate de cele ale zonelor de repaus, cum ar fi bucătăria sau sala de ședințe. Nuanțele de albastru și bleumarin sunt adesea asociate cu productivitatea, în timp ce verdele este pus în legătură cu stabilitatea și cu rigoarea. Considerați adesea prea simpli, pereții albi sunt văzuți ca un stimul suplimentar pentru capacitatea de concentrare a angajaților. 

 

Alegerile de mai sus pot face diferența între orele petrecute la job cu spor și cele în care angajații bat pasul pe loc. Felul în care arată biroul tău se răsfrânge direct asupra rezultatelor financiare din fiecare trimestru. 

 

Credit foto: Shutterstock

 

Ziarist sportiv al Greatnews. A început la Evenimentul Zilei, în 2008. De atunci, a colaborat și cu HBO Club, Yahoo! News România și Sport News. Pe lângă materialele despre sport, abordează, cu precauție, și anumite știri externe.