Evenimentele corporate reprezintă o modalitate excelentă de a încuraja comunicarea și unitatea în cadrul unei organizații sau întreprinderi mici. Pentru a construi relații de durată cu partenerii de afaceri sau clienții ori consumatorii tăi, este necesar ca micile sau marile organizații să fie prezente în mijlocul oamenilor și să creeze evenimente corporate care să depășească granițele social media sau ale email-ului.
Dacă ai de organizat un astfel de eveniment trebuie să urmezi câțiva pași. Iată un scurt ghid cu etapele organizării unui eveniment corporate:
1. Stabilește bugetul
Bugetul unui eveniment corporate include de obicei servicii precum: închirierea sălii, serviciile de catering, elementele de decor ale sălii, echipamentele tehnice (video/audio), materialele promoționale, fie ele online sau offline, transportul și cazarea invitaților.
Încearcă să faci o estimare rotunjită a bugetului, astfel încât să nu ieși pe minus în cazul în care acesta trebuie aprobat.
2. Stabilește data evenimentului
Luna, ziua și ora la care va avea loc evenimentul corporate trebuie să fie foarte bine gândite și alese. Ține cont de faptul că în cursul săptămânii cei mai mulți dintre invitați vor fi la birou și nu vor putea lipsi pentru a participa la întâlnirea pe care tu o planifici.
Dacă decizi că evenimentul va avea loc în weekend, optează mai degrabă pentru zilele de sâmbătă, deoarece duminica mulți oamenilor își doresc să se odihnească pentru a reîncepe săptămâna de lucru cu forțe proaspete.
Nu uita să iei în considerare și celelalte evenimente care au loc în perioada la care te gândești tu și care ar putea rivaliza cu evenimentul tău.
3. Contactează sponsori
Aceștia îți pot ușura bugetul, în schimbul publicității pe care le-o poți oferi. Sprijinul financiar venit din partea sponsorilor – sau de oricare alt tip – te va ajuta să-ți îndeplinești cu mai multă ușurință și rapiditate activitățile de organizator de evenimente.
Foarte important de reținut – Nu contacta sponsori de la concurență!
4. Rezervă localul pentru eveniment
Rezervă-ți timp pentru a merge să vizitezi cât mai multe locații care au săli de evenimente. Nu alege un local anume fără a-l vizita și studia în avans. Este necesar să ții cont de mai multe aspecte atunci când alegi locația pentru evenimentul corporate, cum ar fi:
- Este localul suficient de mare pentru a adăposti toți invitații sau este mult prea mare pentru numărul mic de participanți?
- Optează pentru un local situat într-o zonă convenabilă, în care invitații pot ajunge cu multă ușurință și în condiții de confort. Este localul accesibil din punct de vedere al mijloacelor de transport?
- Facilități și echipamente. Ce îți oferă locația respectivă? Poți aduce echipamente tehnice externe fără a plăti taxe adiționale sau ai voie să folosești numai echipamentele in-house? Poți găsi un furnizor care să-ți livreze echipamentele tehnice la această locație? Astfel de detalii nu trebuie să fie trecute cu vederea atunci când alegi locația în care se va desfășura evenimentul corporate.
- Costul și timpul. Este eficient din punct de vedere costuri și timp să optezi pentru această locație? De exemplu, dacă este nevoie să închiriezi echipament video sau audio, dar aceasta este o cheltuială care nu se încadrează în bugetul tău, nu ar fi mai bine să cauți o locație care oferă astfel de echipamente împreună cu sala?
5. Sonorizare / înregistrare video eveniment
Atmosfera evenimentului este cea care va determina invitații să rămână până la final sau să plece de la jumătate. Fii prevăzător/oare și angajează un DJ talentat care să finiseze detaliile privind muzica și sonorizarea evenimentului.
Vei avea nevoie și de o echipa de fotografi sau cameramani profesioniști pentru a realiza fotografii în timpul evenimentului și pentru a-i înregistra video momentele cheie.
De regulă, prezentările speakerilor sunt susținute și de filmulețe, prin urmare, vei avea nevoie de un proiector bun pentru astfel de situații.
AICI poți afla care sunt celelalte 7 etape pe care le ai de urmat atunci când organizezi un eveniment corporate, precum și care sunt greșelile pe care trebuie să le eviți.
Foto: allybally4b / pixabay.com
