Puțini sunt angajații cărora le place să stea peste program la serviciu și chiar mai puține sunt companiile care vor ca salariații lor să facă ore suplimentare. Pe lângă costurile pe care le presupune pentru o firmă statul peste program, numeroase studii au arătat că orele suplimentare au efecte negative asupra sănătății și productivității angajaților. Chiar și așa, în SUA, spre exemplu, aproape jumătate dintre angajați lucrează mai mult de 50 de ore peste program, săptămânal.
Potrivit Codului muncii, activitatea la locul de muncă nu poate depăși 48 de ore pe săptămână, cu tot cu ore suplimentare. Această muncă suplimentară se plătește de companie fie prin ore libere plătite în următoarele 60 de zile, fie printr-un spor la salariu. În aceste condiții, este nevoie să vedem care sunt motivele pentru care oamenii stau peste program la locul de muncă și ce poate face o companie pentru a pune capăt acestei practici dăunătoare atât ei, cât și angajaților săi:
Motivul evident: prea multă muncă
Cei mai mulți angajați care fac ore suplimentare se plâng că volumul de muncă este prea mare pentru a fi acoperit în cele 8 ore petrecute la serviciu într-o zi. În orice companie, pot exista perioade, precum o nouă campanie, un bilanț sau lansarea unui nou produs, când este nevoie de câteva ore în plus de muncă, astfel încât totul să iasă bine. Atunci când oamenii stau peste program tot timpul anului, este limpede că firma are o problemă cu numărul insuficient de angajați.
Cel mai bun lucru pe care îl poți face, din postura de manager, este să ai o discuție față în față cu fiecare angajat care lucrează peste program și să afli de ce se întâmplă acest lucru. Companiile eficiente folosesc deja un astfel de program pentru managementul timpului angajaților, astfel că îți va fi destul de ușor să îți dai seama dacă este vorba despre un volum prea mare de muncă sau dacă angajatul respectiv este distras de alte probleme sau este ineficient în gestionarea timpului său. Împreună puteți apoi să restabiliți sarcinile de serviciu, astfel încât munca zilnică să se încadreze în cele opt ore.
Ședințe interminabile
Unul din doi angajați consideră că ședințele sunt principalul motiv al pierderii de timp la locul de muncă. Orice angajat care a lucrat într-o corporație știe că prea multe ședințe fragmentează ziua de lucru, scad productivitatea și le mănâncă timpul, mai ales când se prelungesc mult peste durata stabilită.
Companiile își pot reevalua modul în care organizează ședințele, astfel încât la ele să participe doar persoanele de care este cu adevărat nevoie, în primul rând. Apoi, ar trebui să existe câteva puncte-cheie care urmează să fie dezbătute sau stabilite în timpul ședinței, astfel încât lucrurile să fie clare pentru toți angajații. Și nu în ultimul rând, durata unei ședințe nu ar trebui să depășească o oră. Reține că multe lucruri se pot stabili, mai simplu, pe e-mail sau într-o conversație de cinci minute cu persoana responsabilă, în loc să fie convocată o ședință care să le dea oamenilor tot programul peste cap.
Zgomotul și lucrurile care le distrag atenția angajaților
În ultimii 10 ani, a devenit o obișnuință ca în fiecare birou să existe spații de relaxare și socializare pentru angajați. Acest lucru ajută la construirea unui mediu de lucru prietenos și relaxat, însă le și poate distrage atenția angajaților. Potrivit unui studiu realizat de UC Irvine, angajații sunt întrerupți din muncă o dată la fiecare 11 minute, apoi durează până la 23 de minute ca ei să se întoarcă la ceea ce făceau înainte.
Soluția nu este nicidecum să desființezi aceste spații de relaxare, ci mai degrabă să te asiguri că ele nu sunt poziționate în locuri în care alți angajați încearcă să se concentreze. De asemenea, le poți pune la dispoziție oamenilor mai multe spații de liniște, în care să se poată retrage atunci când lucrează la ceva important și au nevoie să nu fie deranjați.
Prea multe e-mailuri
Recent, în Franța, a devenit ilegal ca firmele să le ceară angajaților să își citească mailurile în timpul weekendului. Acest lucru arată cât de mult a început jobul să ocupe din timpul liber al angajaților. Un raport recent arată că, zilnic, se trimit peste 112,5 miliarde de e-mailuri în lume. Gadgeturile ne permit să comunicăm oricând și de oriunde, lucru de unde pornește, de fapt, problema.
Angajații ar trebui să fie încurajați să devină mai puțin dependenți de e-mail, în special în afara orelor de lucru sau în weekenduri. La fel ca în cazul ședințelor, în lanțurile lungi de e-mailuri ar trebui să fie incluse doar persoanele direct interesate de problemă sau cele de la care se așteaptă răspunsuri ori soluții și nu un întreg departament.
Dorința de a arăta că sunt capabili
Adeseori, numărul de ore suplimentare lucrate devine o competiție între angajații care vor să își dovedească abilitățile, responsabilitatea și dedicarea în fața superiorilor. O companie ar trebui să încurajeze însă eficiența, nu neapărat numărul de ore petrecute de un angajat la birou. Un sistem de promovare sau recompensare bazat pe productivitate, rezultate obținute și eficiență poate fi cel mai simplu și bun mod de a-i încuraja pe angajați să pună mai degrabă accent pe calitatea muncii, decât pe cantitate.
De asemenea, multe companii au început să își oblige angajații să își ia toate zilele de concediu la care au dreptul într-un an și să nu le mai amâne pentru anul următor sau să ceară compensații salariale când le pierd. Această strategie funcționează cel mai bine prin puterea exemplului, așa că nu numai salariații ar trebui să beneficieze de zilele libere, ci și managerii lor.
Sursă foto: Shutterstock/Copyright:marvent
