Atunci când deschizi o societate comercială în România, ai o mulțime de obligații pe care trebuie să le respecți.
Noi am ales să punem toate aceste detalii într-un singur loc, pentru ca antreprenorilor să le fie mai ușor să urmărească aceste prevederi.
1. Trebuie neapărat ca în încăpere să fie ușor de văzut mesajul prin care clienții sunt rugați să păstreze bonul fiscal emis de casa de marcat până la ieșirea din magazin.
2. Tot în magazin trebuie afișat certificatul de înregistrare, dar și autorizația de funcționare.
3. Și marja de adaos comercial trebuie menționată. De exemplu, dacă cel mai mic adaos comercial practicat e 1% și cel mai mare este 200%, va trebui să menționați că magazinul practic adaosuri de 1-200%. Tot obligatorie este și afișare numărului de telefon: 0800 080 999 (Tel Info – Consumator).
4. Obligatoriu trebuie să aveți un raport de gestiune zilnic. Găsiți un model și mai multe informații AICI.
5. Trebuie să completați, in zilele cu operațiuni de încasări și plăți prin casa de marcat, un registru de casă.
6. Pe facturile emise trebuie să apară numărul și data contractului, numele, CNP-ul, seria si numarul cărții de identitate a persoanei care facturează, scadența termenului de încasare ș.a.m.d. Aceste date trebuie să existe și pe facturile de achiziții, în caz contrar pot apărea mari probleme la deductibilitatea TVA.
7. Unitatea trebuie să aibă un contract încheiat cu o firmă specializată în colectarea deșeurilor.
8. Pentru încasări de la clienți se folosește chitanța cu codul 14-4-1. Pe aceasta trebuie să fie trecute date despre persoana care depune sume: CUI, J, sediu ș.a.m.d.
9. Pe toata durata folosirii mașinii în interesul firmei se întocmește o foaie de parcurs. Aceasta trebuie să fie semnată de conducătorul unității.
10. Bonurile de carburanți trebuie să aibă menționate denumirea și codul fiscal al societății care achiziționează carburantul.
11. În termen de cinci zile de la data avizului de însoțire a mărfii (găsiţi toate informaţiile necesare despre acest aviz AICI) trebuie întocmită o factură fiscală.
12. Cheltuielile și bunurile achiziționate cu bon fiscal (excepție fac doar carburanții auto) reprezintă documente de plată care însoțesc factura. Fac excepție bonurile fiscale care însoțesc un decont de deplasare sau pentru care se face dovada intrării în gestiune.
13. La primirea de bunuri se va întocmi obligatoriu o notă de intrare în recepție (NIR).
14. Bonul fiscal eliberat de casa de marcat trebuie să conțină denumirea produsului, cantitatea și prețul pe fiecare produs vândut, nu pe grupe de mărfuri.
15. Scadențele – atât cele de la clienți, cât și cele la furnizori – trebuie ținute în evidență. Se completează rubrica cu data scadentă de pe factură sau cu numărul și data contractelor economice încheiate. Pentru scadențe mai mari de 30 de zile la sume de peste 10.000 de lei / factură trebuie anunțate autoritățile statului.
16. Pentru avansurile încasate/plătite este obligatorie primirea/emiterea facturilor de avans în primele 15 zile din luma care urmează încasarea/plata avansului.
17. Orice tranzacție în numerar de creditare firmă și orice ridicare de dividence peste echivalentul a 15000 euro/tranzacție trebuie raportată în termen de 10 zile la Oficiul pentru spălare de bani. Totuși, trebuie menționat că fie că se depășește sau nu plafonul unei tranzacții, la acest oficiu trebuie depusă o declarație în care să apară numele persoanei desemnate pentru relație cu această instituție.
18. Se ține și un registru de intrări și ieșiri de documente.
19. Inventarul se face cel puțin o dată pe an. Se înregistrează diferențele de inventar în contabilitate și se transmit confirmări de sold tuturor clienților care apar în sold la data de 31 decembrie.
20. Trebuie să existe și o personaă responsabilă pentru SSM/PSI (securitatea și sănătate în muncă, respectiv prevenirea și stingerea incendiilor).
21. Pentru achizițiile lunare de bunuri din import sau din UE, trebuie raportată la Fondul de Mediu cantitatea de ambalaje introduse în țară odată cu bunurile.
22. Facturile emise cu valori mai mare de 5000 de lei nu se pot încasa fragmentat prin casa de marcat. De exemplu, dacă factura emisă este una de 8500 de lei, se poate face o încasare de maxim 5000 de lei, iar restul de 3500 de lei trebuie încasat prin bancă. Totuși, se pot plăti cu 4000 de lei prin casă și 4500 prin bancă. Tot ce este important este ca încasările prin casa de marcat pentru respectiva factură să nu treacă de valoarea de 5000 de lei.
